collect4 :: Software für automatisiertes Forderungsmanagement und Kanzleiverwaltung

Single-Page-Webanwendung für Inkassodienstleiter, Kanzleien und Rechtsabteilungen.

collect4 :: Automatisiertes Mahnverfahren

Vom Mahnschreiben bis zur Zwangsvollstreckung übernimmt, falls gewünscht, der Forderungsmonitor.

collect4 :: Dokumentengenerator

Vorlagenbasierter (docx-Format) Dokumentengenerator für ihre Schreiben.
Sachbearbeiter können Vorlagen erstellen und anpassen.

Vorlagen

collect4 :: Ein integriertes System, drei Zugänge

Vermittler (Anwälte, Kanzleien oder Inkassobüros), Mandanten und Gegner (Schuldner) haben jeweils ihre eigene Sicht (Clients) auf gemeinsame Dinge.

Portale und Clients

collect4 :: Performance & Usability

Designed for Performance, smooth Working and Usability.

Usability

Automatisiertes Mahnverfahren :: Forderungsmonitor

Sämtliche Schreiben an den Schuldner, sowie EGVP-Nachrichten, werden anhand eines konfigurierbaren Workflows fristgerecht erstellt und versandt.
Fristen und Schwellwerte sind als mandantenspezifische Parameter des Workflows konfigurierbar.
Der Forderungsmonitor kann jederzeit unterbrochen, Teilschritte manuell ausgeführt und reaktiviert werden und unterstützt:

Letzte kaufmännische Mahnung
Außergerichtliches Mahnverfahren
Gerichtliches Mahnverfahren
Zwangsvollstreckung
Titelüberwachung (ab Q2/2024)

Dokumentengenerator

Vorlagen für Ihre Schreiben werden im Microsoft Word docx-Format, mit transparenten Platzhaltern im Text erstellt und können ohne Spezialkenntnisse bearbeitet werden.
Variable Inhalte (Texte, Tabellen oder Bilder) werden bei der Generierung des Dokumentes mit den Werten der jeweiligen Akte ersetzt.
Nach einer PDF Konvertierung mit digitalem Briefkopf ist das Dokument bereit zum automatisierten Versand.
Vorlagen und dazugehörige Menüeinträge können im Betrieb dynamisch verwaltet werden.

Vermittlerportal :: Client Vermittler

Der Zugang für den Verantwortlichen der Akte, für alles was es rund um die Akte zu bearbeiten gibt, wie zum Beispiel: Schreiben generieren, Leistungen buchen, Rechnungen erstellen.
Enthält einen sehr umfangreichen Administrationsbereich für alle anwendungsspezifischen Konfigurationen, wie zum Beispiel: Benutzer, Rechte, Mandanten, Vorlagen, Buchungschlüssel, Wiedervorlagetypen und viele mehr, sowie komfortable Möglichkeiten um die automatisierten Tasks und deren Ergebnisse zu überwachen.
Für einen direkten Zugriff auf Dienste des Betriebssystems auch als native Client verfügbar.

Mandantenportal :: Client Mandant

Der Zugang für Ihre Mandanten, mit auf den Mandanten zugeschnittene Informationen seiner Akten sowie Reports und Kennzahlen zu den aktuellen Ständen.
Darüberhinaus Funktionen um am Geschehen aktiv teilzunehmen, wie zum Beispiel: Forderungsakten anlegen via Dialog oder per Dateiupload, Buchung einer Zahlung, Adress und Bonitätsprüfungen ausführen und viele mehr.

Schuldnerportal :: Client Gegner

Der Zugang für die Kunden Ihres Mandanten, mit den spezifischen Informationen ihrer Akte und unterstützenden Informationen zum Mahnverfahren und eventueller Konsequenzen.
Darüberhinaus Funktionen um am Geschehen aktiv teilzunehmen, wie zum Beispiel: Ratenzahlung beantragen, Zahlung belegen und viele mehr.

Usability :: angenehmes Arbeiten

Typische Antwortzeiten < 0,5 sec
Intuitiv zu bedienen (UX Konzept für Tabellen, Dialoge, Auswahlfelder)
Auswahlfelder/Listen/Hierarchische Komponenten mit Filterfunktion
Kontextsensitive Buttons/Menüs
"Direktes Feeling" durch eine "reactive" GUI

Taskmanager und Monitoring

automatisierte Tasks für wiederkehrende oder zeitlich versetzte Aufgaben
Forderungsmonitor überwacht Fristen und steuert nächste Schritte
Ratenzahlungsmonitor überwacht die vereinbarten Zahlungen
Aktenmonitor überwacht Konflikte und lässt Sie keine Akte vergessen
Adress und Bonitätsprüfungen einleiten
Fremdgeldeinzahlungen scannen und verbuchen
Revisionsichere Buchungen und Dokumente
Rechnungen und Gutschriften erstellen
Schreiben versenden und Rückläufer verarbeiten via Druck und Versanddienstleister
EGVP-Nachrichten zum Versand vorbereiten und nach dem Empfang verarbeiten
Löschen von Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
Protokolle von Task/Monitoringaktivitäten

Auswertungen/Reports

Forderungsstände mit Summen, Quoten und Ø-Werten
nach Umsatz und Erfolg
darstellbar pro Jahr, Monat oder Tag
als interaktive Diagramme und Tabellen
arbeiten mit dem aktuellen Datenstand

externe Schnittstellen

Druck & Versand
Auskunfteien
Finanzbuchhaltung
Kontobewegungen
Forderungsimport
Aktenimport/export
EGVP/BEA/Mail

Wertvolles

Dashboard, alles was heute zu tun ist auf einen Blick (angemeldeter Benutzer und Gesamt)
Volltextsuche in Dokumenten
interne Kommunikation mit Mandanten und Gegnern, sicher, ohne Medienbruch
Buchungen und Forderungsaufstellung nach RVG, GKG
Buchungen nach Fakturierung festgeschrieben
Plz/Ort Unterstützung bei deutschen Adressen
Fristenverwaltung, Termine und Wiedervorlagen
Benutzerkonzept, Zuordnung von Rechten, Rollen, Resourcen
Konfiguration und Export von FiBu Sätzen
Personalisierbare GUI
Mehrvermittlerfähigkeit, eigene oder gemeinsame Faktura-Nr-Kreise
integrierter und sehr umfangreicher Administrationsbereich
Forderungsimport via Dialog, WebService oder Dateischnittstelle
BEA Integration (ab Q3/2024)

Technik / Systemvoraussetzungen

collect4 ist eine Client-Server-Anwendung mit einem Java-Spring-Backend und einem Single-Page-Angular-Frontend.
Herstellerunabhängig und Opensource basiert: Nutzen Sie offene, sichere und ausgereifte Produkte, welche Ihren Präferenzen entsprechen.

Die Serverkomponenten können sowohl Vorort (On Premise) als auch in der Cloud installiert und betrieben werden.
Um die Clients zu nutzen benötigen Sie lediglich einen aktuellen Browser, womit die aufwändige Installation und Aktualisierung entfällt.

Hardwareanforderungen sowohl der Clients als auch des Servers sind eher gering, hängen jedoch naturgemäss beim Server stärker vom Datenaufkommen und von der Anzahl Clients ab, welche ihn nutzen.

Alle nachfolgend genannten Produkte setzen aktuelle Versionen voraus, Empfehlungen sind fett markiert.

Server OS	Linux, Windows
DB Server	MS SQL Server, Oracle SQL Server, PostgreSQL
Volltextsuche	Solr
Application Server	Apache Tomcat, IBM Websphere
Clients	PDF Viewer, .docx Editor (LibreOffice, Microsoft Office)
Web Clients	Chrome, Edge, Firefox, Safari
Native Clients	macOS, Linux, Windows

Weitere Details und Varianten gerne auf Anfrage.

Kennzahlen: DB: 96 Tabellen, GUI: 69 Listen, 76 Dialoge, Quellcode: > 80% Testabdeckung

Gute Gründe sich collect4 genauer anzuschauen

collect4 wurde von Grund auf neu entwickelt.

Bei der Erstellung der Anwendung standen folgende Ziele im Fokus und wurden umgesetzt:

intutitiv zu Bedienen
leicht zu Pflegen
unkompliziert zu Erweitern
komfortabel zu Administrieren

All diese Aspekte reduzieren die Betriebs- und Weiterentwicklungskosten und steigern Ihre Wettbewerbsfähigkeit.
Profitieren Sie davon.
Eine leistungsfähige Software ist neben Vertrieb und Geschäftsführung einer der Schlüssel für Ihren Erfolg.

collect4 wurde umgesetzt mit aktuellen Technologien und offenen Protokollen.

Dies hat Einfluss auf folgende Gebiete:

Sicherheit im Betrieb
Client-Deployment: ausführbar im Browser oder Nativ, Homeoffice-Ready
Server-Deployment: bei Ihnen, Hosting-Provider oder in der Cloud
hohe Attraktivität für Mitarbeiter und Benutzer der Anwendung

All diese Aspekte reduzieren die Betriebs- und Weiterentwicklungskosten und steigern Ihre Wettbewerbsfähigkeit.
Profitieren Sie davon.

Mit einer leistungsfähigen, optisch ansprechenden und aktuellen Anwendung bleiben Sie attraktiv für Ihre Kunden und Mitarbeiter.

Sollten Sie mit einer hohen Fluktuation Ihrer Angestellten zu kämpfen haben, unterstützt sie collect4 hierbei mit seiner intuitiven und schnell zu erlernenden Bedienbarkeit.

Prüfen Sie Alternativen, sollten einer oder mehrere der folgenden Punkte Sie ansprechen:

Zu hohe Kosten für Betrieb
Unsere jetzige Lösung wirkt antiquiert
Das Gefühl, es müsste doch einfacher gehen
Es sollte mehr automatisiert werden
Wir möchten unseren Mandanten ermöglichen aktiv am Prozess teilzunehmen
Zu hohe Kosten für Weiterentwicklung
Die Implementierung neuer Features dauert zu lange
Neue Features werden nicht immer benutzerfreundlich umgesetzt

Bleiben Sie neugiering.

Der Wechsel einer derart zentralen Software-Komponente ist auf den ersten Blick sicherlich kein leichtes Unterfangen.
Bei genauerem Betrachten jedoch, durch eine klar strukturierte und transparente Vorgehensweise, ist er für Sie mit einem überschaubaren Aufwand und geringem Risiko verbunden.

Der Ablauf sieht im Grunde folgendermassen aus:

Sie entscheiden sich dafür collect4 in die engere Auswahl zu nehmen
Wir treffen gegenseitige vertragliche Absicherungen bezüglich der Vertraulichkeit der Daten und der Software
Sie erhalten ein Testsystem mit fiktiven oder Ihren aktuellen Daten, je nach Wunsch
Falls Sie sich für ein Testsystem mit Ihren Daten entscheiden, werden diese mit einem Batchscript importiert
Mit diesem Testsytem können (und sollten) Sie collect4 nach Belieben testen und sich damit vertraut machen
Nach Ablauf der Testphase entscheiden Sie sich dafür oder dagegen
Sollten Sie sich dafür entscheiden folgen weitere gegenseitige vertragliche Vereinbarungen
Das Produktivsystem wird dann mit demselben Batchscript initialisert, wie es schon beim Testsystem zum Einsatz kam
Evtl. Anpassungen können während der Testphase oder jetzt gemacht werden

Je nach Ausprägung Ihrer individueller Wünschen dauert der Wechsel ab einem Monat, ohne Ihren derzeit produktiven Betrieb zu beinträchtigen.

Die Produktivschaltung von collect4 ist dann im Bereich von einigen Minuten, da sämtliche Hindernisse und Konfigurationen in der Testphase geklärt wurden.

Wir freuen uns auf Ihre Nachricht

Preise / Varianten

Variante "Miete":

Nutzen Sie collect4 mit einem Softwareüberlassungsvertrag
Für Vermittler ohne speziellen Ansprüche, welche eine schnell einsetzbare, effiziente Standardlösung suchen
Profitieren Sie durch die kontinuierliche Weiterentwicklung, Support und schnelle Bugfixes

Variante "Erwerb":

Erwerben Sie collect4 als Plattform, inclusive Quellcode, für eigene Produkte und deren kontinuierlicher Weiterentwicklung
Für Vermittler mit speziellen Ansprüchen oder innovativen Ideen
Sparen Sie Entwicklungskosten durch Nutzung einer stabilen und erprobten Plattform, mit darin bereits enthaltenen Funktionalitäten
Bringen Sie eigene Ideen schnell auf den Markt und zu Ihren Kunden
Nur in Kombination mit einem mehrjährigen Software Entwicklungsvertrag
Vorzugsweise durch ein Software-Leasing

Preise, Konditionen und Rabatte dazu, jeweils auf Anfrage im Rahmen einer Präsentation.

Bleiben Sie neugiering.
Sie werden überrascht bis begeistert sein zu sehen wie einfach, transparent und effizient collect4 funktioniert.